Mediace, jako forma řešení konfliktů, může působit neformálně a improvizovaně. Ve skutečnosti se však obvykle skládá z jasně definovaných kroků, které pomáhají stranám dosáhnout dohody. Podle odborníků z Harvard Law School se mediační proces skládá z následujících šesti fází:
1. Plánování:
Ještě před začátkem mediace pomáhá mediátor domluvit, kde a za jakých podmínek se bude setkání konat. Každá strana si obvykle volí vlastní tým – právníky, kolegy či členy rodiny.
2. Úvod mediátora:
Po shromáždění stran mediátor představí účastníky, vysvětluje pravidla a stanovuje cíl mediace – dosáhnout dohody a ukončit konflikt konstruktivně.
3. Úvodní vystoupení stran:
Každá strana dostane prostor k prezentaci svého pohledu na konflikt bez přerušování. Zároveň můžou vyjádřit i své emoce.
4. Společná diskuse:
Mediátor pokládá dotazy a shrnuje sdělené informace, aby pomohl stranám pochopit jejich vzájemné potřeby. Pokud jednání narazí na překážku, pomáhá ji identifikovat a hledat nová řešení.
5. Kuloární jednání (caucuses):
Pokud je situace napjatá, mediátor může rozědělit strany do oddělených místností. Výpovědi z těchto setkání jsou obvykle důvěrné. Strany pak často sdílejí důležité informace o svých obavách či skrytých motivacích.
6. Vyjednávání:
Mediátor pomáhá stranám navrhovat řešení, která odpovídají jejich základním zájmům. Jednání mohou probíhat společně, nebo odděleně. Následně se rodí návrhy a protinávrhy.
Například mediátor pomáhá firmě, která nechce ztratit reputaci, a klientovi, který se obává o finanční ztráty. Následná dohoda zahrnuje snížení fakturované částky a slib vyvarovat se negativní publicity.
Přibližně 80 % mediačních procesů vede k úspěšnému uzavření. Délka jednání se liší podle složitosti sporu a může trvat hodiny, ale i týdny.